“Imprimes el contrato, que te lo vuelvan a firmar todos para que quede bien, que te firmen la orden de compra, el de compras y el de administración también; adjunta la factura impresa -ese archivo que dice PDF- y preséntalo en 4 tantos, para poder programarte un cheque”
¿Qué está mal de todo esto?, les juro por mis hijos y mis perros que lo escuché, así tal cual lo escribo, no daba crédito a lo que estaba hablando mi marido por teléfono (si, estaba a un lado de metiche). Resulta que es proveedor de una empresa que les giró esas instrucciones ¿para qué imprimir una factura, si las puedes bajar del SAT? él alegaba.
“Te juro que esta empresa va a tronar, no puede ser esa lentitud” ¡maravilloso! -pensé- buen tema para socializarlo. Desmenucemos.
Esta empresa y todas las demás necesitan trabajar en automatizar procesos manuales, si Ud. se identificó con algunas de las situaciones por favor, lea.
¿Por qué automatizar?
Porque es rentable, al hacer mas eficientes sus procesos minimiza errores, ahorra tiempo, tiene información clara y rápida para tomar decisiones; mire, tengo un caso donde la persona tenía un excel con tantos numeritos para analizar que le juro que estaba por darle epilepsia, cambiaba un número y ¡zaz! toda la tabla interminable se autocalculaba de nuevo. El problema es que cuando uno no tiene la información a tiempo y se mete a bucear buscándola, termina en un síndrome que se llama “parálisis por análisis” y dejan de producir. Yo veía la escena y pensaba “si supiera que hay softwares que le darían la respuesta en tiempo real” pero pues quien soy yo para opinar ¿verdad?

¿Cómo automatizar? porque luego ahí anda uno señalando con el dedo pero no da soluciones, pero yo si 🙂 ahí le va:
1.- Identificar el proceso. Primero tiene que identificar que proceso puede usted automatizar, solo o en cadena, que si y que no.

2.- Analizar que parte de ese proceso se puede simplificar, ojo con esto, siempre y cuando no se sacrifique el resultado, no puede omitir a una persona -por ejemplo- que es encargada de llevar un control sensorial.

3.- Cronometrar. Medir el tiempo que llevaría automatizar el proceso o no ¿cuánto se ahorraría? ¿vale la pena?

4.- Software. Créame,hay solución para casi todo, pero debe de ser muy prudente porque implementar un software es como firmar un acta de matrimonio, después es un reverendo lío andar cambiando de programas.

5.- Integración. Si va a dar prioridad a un proceso y va a dejar para después otro, piense en la integración. Ejemplo, si todavía no está en condiciones de implementar un ERP, empiece por un CRM, pero que éste sea compatible.

6.- Prueba. Tiene que correr una prueba antes de sustituir la libreta o al ser humano, todo es perfectible, o capáz que dejó algo por ahí suelto.

7.- Afinar. Dependiendo del punto anterior considere hacer los cambios.

Si la empresa en cuestión automatizara procesos, tendría: contratos firmados electrónicamente, todos los documentos en una carpeta de Google Drive, facturación electrónica y usaría transferencias bancarias. O sea, el tiempo de unas 5 personas se podría utilizar en cosas mas productivas. Búsqueme en redes sociales.